DSGVO für Solopreneure: Diese Pflichten musst Du kennen

Diese Aussage begegnet mir immer wieder. Doch sie ist falsch.

Die DSGVO gilt für alle, die personenbezogene Daten verarbeiten. Und genau das tust Du auch als Solopreneur. Sobald Du ein Kontaktformular nutzt, Newsletter versendest oder Interessenten zu Kunden werden, verarbeitest Du personenbezogene Daten. Du musst also die DSGVO umsetzen – vollständig und ohne Ausnahmen.

Es gibt keine wesentlichen Erleichterungen für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer. Die Pflichten gelten für Dich genauso wie für große Konzerne.

Warum die DSGVO auch Solopreneure betrifft

Die DSGVO knüpft ihre Anforderungen nicht an die Unternehmensgröße. Entscheidend ist allein: Verarbeitest Du personenbezogene Daten?

Als Solopreneur verarbeitest Du personenbezogene Daten in vielen Situationen:

• Du erhältst Anfragen über Dein Kontaktformular
• Du versendest Newsletter an Interessenten
• Du speicherst Kundendaten für Rechnungen
• Du nutzt Tools wie CRM-Systeme oder E-Mail-Marketing-Software
• Du bewahrst E-Mails mit personenbezogenen Inhalten auf

In all diesen Fällen greift die DSGVO. Du bist verpflichtet, die Vorgaben umzusetzen.

Diese DSGVO-Pflichten musst Du als Solopreneur erfüllen

Die DSGVO-Umsetzung umfasst mehrere Bereiche. Hier die wichtigsten Pflichten im Überblick:

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen

Du dokumentierst, welche personenbezogenen Daten Du verarbeitest. Das Verzeichnis enthält zum Beispiel: Kundendaten, E-Mail-Adressen, Rechnungsinformationen.

Dieses Verzeichnis ist keine Kür, sondern Pflicht. Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde musst Du es vorlegen können.

Aktuelle Datenschutzerklärung bereitstellen

Deine Website braucht eine vollständige Datenschutzerklärung. Diese muss transparent zeigen:

• Welche Daten Du erhebst
• Wofür Du sie nutzt
• Auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt
• Wie lange Du die Daten speicherst
• An wen Du Daten weitergibst

Deine Datenschutzerklärung muss aktuell sein. Änderst Du Tools oder Prozesse auf der Website, musst Du sie anpassen.

Informationspflichten gegenüber Betroffenen erfüllen

Du informierst Kunden und Interessenten darüber, wie Du ihre Daten verarbeitest. Das machst Du zum Beispiel:

• Bei der ersten Kontaktaufnahme
• Beim Newsletter-Abo
• Beim Vertragsabschluss

Die Informationen müssen verständlich und leicht zugänglich sein. Dafür gibt es verschiedene, pragmatische Lösungen.

Betroffenenrechte sicherstellen

Deine Kunden haben Rechte. Sie können:

• Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen
• Die Löschung ihrer Daten fordern
• Der Verarbeitung widersprechen
• Ihre Daten berichtigen lassen

Du musst diesen Anfragen innerhalb von 30 Tagen nachkommen. Plane Prozesse ein, wie Du solche Anfragen bearbeitest.

Auftragsverarbeitungsverträge abschließen

Nutzt Du externe Dienstleister? Dann brauchst Du mit jedem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Beispiele für Auftragsverarbeiter:

• Newsletter-Tools wie Mailchimp oder ActiveCampaign
• Buchhaltungssoftware
• CRM-Systeme
• Hosting-Anbieter
• Cloud-Speicher

Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag darfst Du diese Tools nicht datenschutzkonform nutzen.

Deine Abläufe datenschutzkonform gestalten

Prüfe alle Prozesse in Deinem Business:

• Wie speicherst Du Kundendaten?
• Wer hat Zugriff auf welche Daten?
• Wie sicherst Du Deine Systeme?
• Wann löschst Du Daten?

Alle Abläufe müssen DSGVO-konform sein – von der Anfrage bis zur Archivierung.

Datenschutzdokumentation aufbauen

Du bist rechenschaftspflichtig. Das bedeutet: Du musst nachweisen können, dass Du die DSGVO einhältst.

Eine Datenschutzdokumentation hilft Dir dabei. Sie zeigt:

• Welche Daten Du verarbeitest
• Welche Rechtsgrundlagen Du nutzt
• Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Du getroffen hast
• Wie Du Betroffenenrechte sicherstellst

Rechenschaftspflicht: der oft vergessen Teil der DSGVO

Viele Solopreneure konzentrieren sich darauf, datenschutzkonform zu arbeiten. Das ist wichtig. Aber es reicht nicht. Die DSGVO fordert mehr: Du musst nachweisen können, dass Du Dich an die Vorgaben hältst. Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde reicht es nicht zu sagen: „Ich halte mich dran.“ Du musst es belegen können. Das Verarbeitugnsverzeichnis ist ein wesentlicher Teil davon. Aber auch Einwilligungsmanagement, Dokumentation von Betroffenenanfragen und Einiges mehr gehören dazu.

Eine strukturierte Datenschutzdokumentation ist Dein Nachweis. Sie zeigt:

• Du hast Dich mit den Anforderungen auseinandergesetzt
• Du hast Maßnahmen ergriffen
• Du kannst Deine Prozesse transparent machen

Der  Datenschutzradar unterstützt Dich genau dabei. Er strukturiert Deine Dokumentation und hilft Dir, nichts zu vergessen. Ich habe ihn aus der Praxis für die Praxis entwickelt. Damit Du damit arbeiten ganz, ohne Fachmann zu sein.

Die häufigsten Irrtümer bei Solopreneuren

Immer wieder begegnen mir diese Fehleinschätzungen:

„Ich bin zu klein für die DSGVO“

Falsch. Die Unternehmensgröße spielt keine Rolle. Sobald Du personenbezogene Daten verarbeitest, gilt die DSGVO.

„Ich brauche keinen Datenschutzbeauftragten, also muss ich nichts tun“

Falsch. Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten greift erst ab 20 Mitarbeitenden. Die DSGVO-Pflichten gelten aber für alle.

„Meine Datenschutzerklärung reicht aus“

Falsch. Die Datenschutzerklärung ist nur ein Teil der DSGVO-Umsetzung. Du brauchst auch Verarbeitungsverzeichnis, Auftragsverarbeitungsverträge und mehr.

Dein nächster Schritt: DSGVO-Klarheit gewinnen

Du willst wissen, wo Du stehst? Du willst Klarheit über Deine DSGVO-Pflichten als Solopreneur?