DSGVO gilt auch für Papier: Warum auch Daten auf Papier geschützt werden müssen
„Meine Ordner, Akten und Notizen sind doch alle analog. Da findet die DSGVO keine Anwendung.“ Diesen Satz höre ich immer wieder. Doch er ist schlicht falsch.
Die DSGVO schützt alle personenbezogenen Daten. Egal ob digital oder auf Papier. Wenn Du Kundendaten in einem Notizbuch notierst, Mitarbeitendenlisten ausdruckst oder analoge Akten lagerst, musst Du sie genauso behandeln wie digitale Daten.
Was sagt die DSGVO zu Daten auf Papier?
Die DSGVO ist eindeutig. Verarbeitung bedeutet „jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang“.
Das umfasst:
- das Erheben
- das Erfassen
- die Organisation
- das Ordnen
- die Speicherung
Es spielt keine Rolle, ob Du einen USB-Stick nutzt, ein CRM-System oder einen Papier-Ordner. Personenbezogene Daten bleiben personenbezogene Daten.
Diese Pflichten hast Du bei Daten auf Papier
Auch wenn Deine Daten auf Papier sind, gelten dieselben Datenschutzregeln wie für digitale Daten. In der Praxis heißt das:
1. Verarbeitungsverzeichnis
Jede Datenverarbeitung gehört ins Verarbeitungsverzeichnis. Das gilt auch für Papier-Dokumente. Du musst dokumentieren:
- Welche personenbezogenen Daten Du auf Papier verarbeitest
- Zu welchem Zweck
- Wie lange Du sie aufbewahrst
- Wer Zugriff darauf hat
2. Zugriff beschränken
Nicht jeder darf Zugang zu Deinen analogen Akten haben.
Schließ Schränke ab. Leg Ordner nicht offen rum. Schütz sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.
Das gilt besonders für:
- Personalakten
- Kundendaten
- Gesundheitsdaten
- Finanzdaten
3. Aufbewahrungsfristen einhalten
Auch bei Papier-Dokumenten gelten Löschfristen.
Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, musst Du die Dokumente vernichten. Nicht einfach wegwerfen. Sondern datenschutzkonform entsorgen.
4. Richtig vernichten
Die Altpapiertonne ist tabu. Personenbezogene Daten auf Papier müssen fachgerecht vernichtet werden. Am besten mit einem Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P-4 oder höher. Bei größeren Mengen beauftragst Du einen zertifizierten Entsorgungsdienstleister. Und Du dokumentierst die Vernichtung.
Typische Fehler bei Daten auf Papier
Viele Unternehmen machen diese Fehler:
Fehler 1: Daten auf Papier werden vergessen
Beim Datenschutz-Check werden oft nur digitale Systeme geprüft. Papier-Ordner geraten in Vergessenheit.
Fehler 2: Keine Zugriffskontrolle
Akten stehen offen im Regal. Jeder kann reinschauen. Das verstößt gegen die DSGVO.
Fehler 3: Falsche Entsorgung
Dokumente landen im normalen Papiermüll. Sensible Daten können so in falsche Hände geraten.
Fehler 4: Keine Dokumentation
Analoge Datenverarbeitungen fehlen im Verarbeitungsverzeichnis. Bei einer Prüfung wird das zum Problem.
So setzt Du Datenschutz bei Daten auf Papier um
Datenschutz für Papier ist kein Hexenwerk. Mit diesen Schritten bist Du auf der sicheren Seite.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Wo hast Du überall analoge personenbezogene Daten? Mach eine Liste.
Schritt 2: Ins Verarbeitungsverzeichnis aufnehmen
Erfass alle analogen Datenverarbeitungen. Dokumentier Zweck, Dauer und Zugriff.
Schritt 3: Zugriff regeln
Schließ Schränke ab. Leg fest, wer Zugang bekommt. Kontrollier regelmäßig.
Schritt 4: Entsorgung organisieren
Besorg einen Aktenvernichter. Oder beauftrage einen Dienstleister. Dokumentier die Vernichtung.
Schritt 5: Mitarbeitende schulen
Erkläre Deinem Team, wie sie mit analogen Daten umgehen müssen. Sensibilisier für das Thema.
Fazit: Datenschutz fängt nicht erst beim Computer an
Die DSGVO gilt für alle personenbezogenen Daten. Digital und analog.
Vergiss Deine Papier-Ordner nicht beim Datenschutz-Check. Denn sie müssen genauso geschützt werden wie Deine digitalen Daten.
Mach den Gesamt-Check. Digital wie analog.
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